Datenschutzerklärung
Stand: August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website, der Plattform servicedapartment.de, den Nutzerkonten, dem Partnerbereich, Anfragen, Buchungen, Zahlungsprozessen, Kommunikationsfunktionen und sonstigen digitalen Diensten ist:
servicedapartment.de GmbH
Große Gallusstraße 16-18
60312 Frankfurt am Main
Deutschland
E-Mail: info@servicedapartment.de
Telefon: 069 20832252
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Mahmud Abu Sukhun und Jeremiah Boachie
Registergericht: Amtsgericht Frankfurt am Main
Registernummer: HRB 58625
USt-ID: DE 460114963
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen können jederzeit an info@servicedapartment.de gerichtet werden.
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website und Plattform, die Registrierung, die Nutzung von Nutzer- und Partnerkonten, die Bearbeitung von Anfragen und Buchungen, die Zahlungsabwicklung, die Kommunikation, die Bereitstellung von Buchungsbestätigungen, die Verwaltung von Unterkünften, die Erstellung oder Verwaltung von Mietvertragsunterlagen, digitale Signaturprozesse, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, die Sicherheit unserer Plattform, die Betrugsprävention, die Verbesserung unserer Dienste oder aufgrund einer Einwilligung erforderlich ist.
Die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung ergeben sich insbesondere aus:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von servicedapartment.de, Nutzern, Hosts oder Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen;
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung eingeholt wird, insbesondere für bestimmte Cookies, Analyse-, Marketing- oder Kommunikationsfunktionen.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden sollten, erfolgt dies nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder die betroffene Person ausdrücklich eingewilligt hat.
4. Daten von Websitebesuchern
Beim Aufruf unserer Website können automatisch technische Daten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere:
IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Referrer-URL, Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem, Endgerätedaten, Spracheinstellungen, Bildschirmauflösung, übertragene Datenmengen, Server-Logdaten und technische Statusinformationen.
Diese Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung der Website, der Systemsicherheit, der Fehleranalyse, der Missbrauchsprävention, der Stabilität der Plattform und der Gewährleistung eines sicheren Betriebs.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unserer digitalen Dienste.
5. Daten von Endnutzern, Gästen und Buchenden
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Endnutzern, Gästen, Buchenden, Unternehmen, Mitarbeitenden, Projektteams, Expats, Relocation-Fällen und sonstigen Personen, soweit dies für Suche, Anfrage, Reservierung, Buchung, Zahlung, Aufenthalt, Kommunikation, Nutzerkonto, Kundenservice, gesetzliche Pflichten und gegebenenfalls Mietvertragsprozesse erforderlich ist.
Dazu gehören insbesondere:
Stammdaten wie Name, Anrede, Unternehmen, Position und gegebenenfalls Rechnungsdaten;
Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift;
Konto- und Login-Daten;
Buchungsdaten wie Unterkunft, Zeitraum, Gästezahl, Aufenthaltszweck, Anreise- und Abreisezeiten, Sonderwünsche und Kommunikationsverlauf;
Zahlungsdaten, Zahlungsart, Zahlungsstatus und Transaktionsdaten, soweit dies für die Abwicklung erforderlich ist;
Rechnungs-, Beleg- und Buchungsbestätigungsdaten;
Mietvertragsdaten bei Wohnungen auf Zeit oder Longstay-Angeboten;
Ausweis-, Melde- oder Verifizierungsdaten, soweit diese für den Aufenthalt, den Mietvertrag, gesetzliche Pflichten, Sicherheitsanforderungen oder die Buchungsabwicklung erforderlich sind;
Daten zu Mitreisenden, Mitarbeitenden oder sonstigen Gästen, soweit sie für die Buchung angegeben werden;
Support-, Beschwerde-, Mängel- und Schadensfalldaten.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Abwicklung von Buchungen, zur Zahlungsabwicklung, zur Vertragserfüllung, zur Kommunikation, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere an sicherer Plattformnutzung, Betrugsprävention, Qualitätskontrolle, Rechtsdurchsetzung und Kundenbetreuung.
6. Daten von Hosts, Vermietern und Partnern
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Hosts, Vermietern, Unterkunftsanbietern, Partnern, Ansprechpartnern, Mitarbeitenden, Vertretern und sonstigen Nutzern des Partnerbereichs, soweit dies für Registrierung, Verifizierung, Bereitstellung und Verwaltung der Unterkunft, Buchungsabwicklung, Kommunikation, Zahlungsabwicklung, Auszahlungen, Provisionsabrechnung, Rechnungsstellung, Steuer- und Compliance-Pflichten, Betrugsprävention, Qualitätssicherung und Plattformbetrieb erforderlich ist.
Dazu gehören insbesondere:
Stammdaten, Kontaktdaten und Unternehmensdaten;
Angaben zu vertretungsberechtigten Personen und Ansprechpartnern;
Register-, Steuer-, Rechnungs- und Unternehmensdaten;
Bank-, Zahlungs- und Auszahlungsdaten;
Identitäts-, Unternehmens- und Verifizierungsnachweise;
Unterkunfts-, Objekt-, Preis-, Verfügbarkeits-, Steuer-, Gebühren-, Kautions- und Vertragsdaten;
Kommunikations-, Support- und Beschwerdedaten;
Buchungs-, Anfrage-, Aufenthalts-, Stornierungs- und Abrechnungsdaten;
Provisions-, Rechnungs-, Zahlungs- und Transaktionsdaten;
Daten aus technischen Schnittstellen, Backend-Nutzung und Systemprotokollen.
Bei Wohnungen auf Zeit verarbeiten wir außerdem Vermieter-, Objekt- und Vertragsdaten, die für die automatische Erstellung, Verwaltung oder Übermittlung von Mietvertragsunterlagen erforderlich sind.
7. Nutzerkonten und Partner-Backend
Bei Registrierung und Nutzung von Nutzerkonten, Kundenkonten oder Partner-Backends verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Konto-, Login-, Rollen-, Berechtigungs-, Sicherheits- und Protokolldaten.
Dazu gehören insbesondere E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Login-Zeitpunkte, IP-Adressen, Session-Daten, Rollen, Berechtigungen, Eingaben, Änderungen, Zustimmungserklärungen, akzeptierte Dokumentversionen, Kommunikationsverlauf und technische Aktivitätsdaten.
Diese Daten werden verarbeitet, um Kontofunktionen bereitzustellen, Zugriffe zu verwalten, Buchungen und Unterkünfte zu bearbeiten, Zustimmungen nachzuweisen, sicherheitsrelevante Vorgänge nachvollziehen zu können, Missbrauch zu verhindern und die Plattform technisch abzusichern.
8. Anfragen, Buchungen und Buchungsbestätigungen
Bei Anfragen, Reservierungen und Buchungen verarbeiten wir die Daten, die erforderlich sind, um die Anfrage oder Buchung zu bearbeiten, an den jeweiligen Host zu übermitteln, den Status zu verwalten, Rückfragen zu ermöglichen, Buchungsbestätigungen zu versenden, Zahlungen vorzubereiten, Zahlungsstatus zu prüfen, Mietvertragsprozesse auszulösen und den Aufenthalt organisatorisch zu unterstützen.
Personenbezogene Daten können an den jeweiligen Host übermittelt werden, damit dieser die Anfrage oder Buchung prüfen, annehmen, ablehnen, bestätigen und erfüllen kann.
Der jeweilige Host verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit, soweit er diese für Unterkunft, Aufenthalt, Mietvertrag, Check-in, Rechnungsstellung, melderechtliche Pflichten, steuerliche Pflichten, Kautionen, Schadensfälle oder sonstige eigene Zwecke verarbeitet.
9. Zahlungsabwicklung über Stripe
Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir insbesondere den Zahlungsdienstleister Stripe. Im Rahmen der Zahlungsabwicklung können Zahlungsdaten, Transaktionsdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Betrugspräventionsdaten, Karten- oder Kontoinformationen in gekürzter oder tokenisierter Form, Zahlungslinks, Erstattungsdaten, Rückbelastungsdaten und technische Zahlungsdaten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Zahlung, zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, zur Zahlungszuordnung, zur Betrugsprävention, zur Abwicklung von Erstattungen, Rückbelastungen, Auszahlungen und Provisionsabrechnungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Stripe kann personenbezogene Daten teilweise in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten. Für die Zahlungsabwicklung gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen und Bedingungen von Stripe.
10. Digitale Signatur und Dokumentenprozesse über DocuSign
Für digitale Signaturen und Dokumentenprozesse können wir DocuSign oder vergleichbare Signaturdienstleister einsetzen. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Dokumentinhalte, Vertragsdaten, Signaturdaten, Zeitstempel, IP-Adresse, Authentifizierungsdaten, Audit-Trails und technische Nachweise verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung, Unterzeichnung, Übermittlung, Verwaltung, Dokumentation und Nachweisbarkeit von Mietverträgen oder sonstigen vertragsrelevanten Dokumenten.
Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für vorvertragliche Maßnahmen oder Vertragsabwicklung erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten, sicheren und nachweisbaren digitalen Vertragsabwicklung.
11. Hosting, technische Infrastruktur und E-Mail-Versand
Unsere Website, Plattform und technische Infrastruktur können über Dienstleister wie Amazon Web Services (AWS) oder vergleichbare Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister betrieben werden.
Für Website, Backend, System-E-Mails, Buchungsbestätigungen, Zahlungserinnerungen, Benachrichtigungen, Sicherheitsmeldungen und Plattformkommunikation können technische Dienstleister, E-Mail-Server, WordPress-Komponenten oder eigene Backend-Systeme eingesetzt werden.
Dabei werden Daten verarbeitet, die für Betrieb, Sicherheit, Versand, Zustellung, Speicherung, Support, Fehleranalyse, Backup, Wiederherstellung und Skalierung der Plattform erforderlich sind.
Dienstleister werden, soweit erforderlich, auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen eingebunden.
12. Schnittstellen zu Partner- und Buchungssystemen
Die Plattform kann Schnittstellen zu externen Systemen wie SiteMinder, apaleo oder anderen Channel-Managern, Property-Management-Systemen, Buchungs-, Verfügbarkeits- oder Partnerverwaltungssystemen verwenden.
Über diese Schnittstellen können insbesondere Unterkunftsdaten, Preise, Verfügbarkeiten, Restriktionen, Mindestaufenthalte, Stornierungsbedingungen, Buchungsdaten, Statusmeldungen, technische Identifikatoren und Schnittstellenprotokolle verarbeitet werden.
Die Verarbeitung dient der Aktualisierung von Angeboten, der Vermeidung von Überbuchungen, der Buchungsabwicklung, der technischen Integration mit Systemen der Hosts oder Partner sowie der Verwaltung von Plattformprozessen.
13. Google Analytics und Reichweitenmessung
Wir können Google Analytics oder vergleichbare Analyse- und Reichweitenmessungsdienste einsetzen, um die Nutzung unserer Website zu verstehen, technische und inhaltliche Verbesserungen vorzunehmen, die Nutzerfreundlichkeit zu optimieren und Marketingmaßnahmen auszuwerten.
Der Einsatz erfolgt, soweit gesetzlich erforderlich, nur auf Grundlage einer Einwilligung über das Cookie- oder Consent-Management.
Verarbeitet werden können insbesondere Cookie-IDs, Geräteinformationen, Nutzungsdaten, Seitenaufrufe, Interaktionen, ungefähre Standortdaten, technische Kennungen und Browserinformationen.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder über die Cookie-Einstellungen geändert werden.
14. Cookies und Consent-Management
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Einige Cookies sind technisch erforderlich, um die Website, Login-Funktionen, Buchungsprozesse, Reservierungsfunktionen, Sicherheit, Zahlungsprozesse und grundlegende Plattformfunktionen bereitzustellen.
Andere Cookies, insbesondere für Analyse, Marketing, Reichweitenmessung oder externe Medien, werden nur eingesetzt, wenn eine Einwilligung vorliegt, soweit eine solche gesetzlich erforderlich ist.
Nutzer können ihre Cookie-Einstellungen über das auf der Website bereitgestellte Consent-Management ändern. Technisch erforderliche Cookies können nicht vollständig deaktiviert werden, soweit sie für den Betrieb der Website notwendig sind.
15. Newsletter und Marketingkommunikation
Wenn Nutzer sich für einen Newsletter oder sonstige Marketingkommunikation anmelden, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Kontaktdaten, Einwilligungsdaten, Versanddaten und gegebenenfalls Nutzungsdaten zur Bereitstellung und Auswertung der Kommunikation.
Rechtsgrundlage ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit keine andere gesetzliche Grundlage einschlägig ist.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, insbesondere über den Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht oder durch Mitteilung an info@servicedapartment.de.
16. WhatsApp und sonstige Kommunikationskanäle
Wenn Nutzer uns über WhatsApp oder vergleichbare Kommunikationsdienste kontaktieren oder einer Kommunikation über diese Kanäle zustimmen, verarbeiten wir die dort übermittelten Kontaktdaten, Nachrichteninhalte und Kommunikationsdaten zur Bearbeitung der Anfrage, Buchung oder sonstigen Kommunikation.
Anbieter solcher Dienste können eigene personenbezogene Daten verarbeiten. Für diese Verarbeitung gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.
17. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, an folgende Empfänger übermittelt werden:
Hosts, Vermieter, Unterkunftsanbieter und deren Beauftragte;
Gäste, Buchende oder Unternehmensvertreter, soweit dies zur Buchungsabwicklung erforderlich ist;
Zahlungsdienstleister, insbesondere Stripe;
Signaturdienstleister, insbesondere DocuSign;
Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister, insbesondere AWS;
E-Mail-, IT-, Sicherheits-, Support- und Wartungsdienstleister;
Analyse-, Cookie- und Consent-Dienstleister;
Schnittstellenpartner, Channel-Manager und Property-Management-Systeme;
Steuerberater, Rechtsberater, Wirtschaftsprüfer, Inkasso- und Abrechnungsdienstleister;
Banken, Zahlungsinstitute und Versicherungen;
Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit dies gesetzlich erforderlich ist;
Unternehmen innerhalb technischer oder organisatorischer Leistungsbeziehungen, soweit dies für Plattformbetrieb, Vertragsabwicklung, Zahlungsabwicklung oder Support erforderlich ist.
18. Drittlandübermittlungen
Soweit personenbezogene Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden oder ein Zugriff aus solchen Ländern möglich ist, stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden.
Dies kann insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln, zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen sowie Zugriffsbeschränkungen erfolgen.
19. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Anfragen ohne anschließende Buchung speichern wir grundsätzlich nur für einen begrenzten Zeitraum, regelmäßig für 6 bis 12 Monate, sofern keine längere Speicherung aufgrund berechtigter Interessen, Nachweispflichten, Missbrauchsprävention oder Rechtsansprüche erforderlich ist.
Buchungs-, Zahlungs-, Rechnungs-, Provisions-, Vertrags- und steuerlich relevante Daten speichern wir für die Dauer der Vertragsabwicklung und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, regelmäßig 6, 8 oder 10 Jahre, abhängig von der Art der Unterlagen.
Daten zu Mietverträgen, Aufenthalten, Kautionen, Schadensfällen, Beschwerden oder rechtlichen Auseinandersetzungen können darüber hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen löschen oder anonymisieren wir personenbezogene Daten, sofern keine gesetzlichen Pflichten, offenen Ansprüche oder berechtigten Gründe einer Löschung entgegenstehen.
20. Sicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung und Offenlegung zu schützen.
Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung, Protokollierung, sichere Zahlungsprozesse, Backup- und Wiederherstellungskonzepte sowie regelmäßige Überprüfung technischer Sicherheitsmaßnahmen.
21. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung
Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, sofern dies nicht ausdrücklich angegeben wird.
Automatisierte Prüfungen können zur Betrugsprävention, Zahlungsprüfung, Sicherheitsanalyse, Qualitätskontrolle oder technischen Prozesssteuerung eingesetzt werden. Entscheidende Maßnahmen werden, soweit erforderlich, überprüft.
22. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
Recht auf Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten;
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
Recht auf Löschung personenbezogener Daten;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
Recht auf Datenübertragbarkeit;
Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen;
Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft;
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Zur Ausübung dieser Rechte können betroffene Personen uns jederzeit unter info@servicedapartment.de kontaktieren.
23. Widerspruchsrecht
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können betroffene Personen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.
Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet, besteht jederzeit ein Widerspruchsrecht ohne Angabe von Gründen.
24. Widerruf von Einwilligungen
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann die betroffene Person diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgt ist, bleibt vom Widerruf unberührt.
25. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für Registrierung, Anfrage, Buchung, Zahlung, Aufenthalt, Mietvertrag, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Kommunikation oder gesetzliche Pflichten erforderlich.
Ohne diese Daten können wir bestimmte Funktionen nicht bereitstellen, Anfragen nicht bearbeiten, Buchungen nicht bestätigen, Zahlungen nicht abwickeln, Mietvertragsprozesse nicht durchführen oder gesetzliche Pflichten nicht erfüllen.
26. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Datenverarbeitung, technische Prozesse, Plattformfunktionen, Dienstleister, gesetzliche Vorgaben oder behördliche Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Website bereitgestellt.